Polityka prywatności

Aliaksandr Karnilovich jest administratorem danych używanych do prowadzenia kont, uwierzytelniania, bezpieczeństwa platformy, administracji i obsługi zgłoszeń.

Agencja nieruchomości decyduje o celu i zakresie przetwarzania danych swoich klientów w pokojach. W tym zakresie agencja jest administratorem, a Property Rooms działa jako podmiot przetwarzający na jej udokumentowane polecenie.

Ostateczny podział ról musi zostać potwierdzony w umowie z agencją i przez polskiego prawnika. Faktyczny sposób działania ma pierwszeństwo przed nazwą używaną w umowie.

Platforma może przetwarzać następujące kategorie danych:

• adres e-mail, imię lub nazwa wyświetlana, rola, agencja i status konta;
• hasze haseł, tokeny logowania, dane sesji, zaszyfrowane sekrety MFA i kody odzyskiwania;
• członkostwo w pokojach, budżet, lokalizacje, preferencje mieszkaniowe i notatki;
• wiadomości, reakcje i aktywność współpracy w pokoju;
• adresy URL zewnętrznych ogłoszeń, ręcznie wprowadzone dane nieruchomości i prywatne komentarze agenta; platforma nie pobiera treści stron źródłowych;
• zdarzenia administracyjne oraz krótkotrwale przetwarzane dane sieciowe służące bezpieczeństwu i ograniczaniu nadużyć.

Dane pochodzą bezpośrednio od użytkownika, od agencji, która tworzy lub łączy konto klienta, oraz z działań wykonywanych w platformie.

Linki do nieruchomości i dotyczące ich informacje są dodawane ręcznie przez agentów. Property Rooms nie pobiera danych z portali ogłoszeniowych.

Jeżeli agencja doda klienta przed jego pierwszym kontaktem z Property Rooms, klient musi otrzymać informację wymaganą przez art. 14 RODO w odpowiednim terminie.

Dane konta i korzystania z usługi będą przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy o usługę. Dane bezpieczeństwa, przeciwdziałania nadużyciom, audytu i obsługi mogą być przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu po przeprowadzeniu wymaganej oceny.

Dane pokojów klientów są przetwarzane przez Property Rooms w imieniu agencji. To agencja odpowiada za ustalenie własnej podstawy prawnej i przekazanie klientowi właściwych informacji.

Zgoda nie będzie używana jako ogólna podstawa dla przetwarzania, które jest rzeczywiście niezbędne do umowy lub bezpieczeństwa.

Dostęp do danych uzyskują wyłącznie uprawnieni członkowie danego pokoju, agenci właściwej agencji, operator platformy w niezbędnym zakresie oraz zakontraktowani dostawcy infrastruktury.

Kategorie dostawców obejmują hosting, bazę danych, kopie zapasowe, wysyłkę wiadomości e-mail i obsługę korespondencji. Ostateczna lista podprocesorów, lokalizacji i zabezpieczeń transferu zostanie opublikowana przed uruchomieniem produkcyjnym.

Korespondencja wysyłana na publiczny adres kontaktowy jest obsługiwana przez usługę Gmail firmy Google.

Docelowa infrastruktura ma znajdować się w Unii Europejskiej. Nie można jednak wykluczyć transferu przez niektórych dostawców, w szczególności usług poczty lub ochrony ruchu.

Przed uruchomieniem produkcyjnym każdy transfer zostanie opisany wraz z mechanizmem prawnym, takim jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne.

Jednorazowy token logowania jest ważny 15 minut, a sesja internetowa 12 godzin. Pozostałe okresy dla kont, pokojów, wiadomości, nieruchomości, audytu i kopii zapasowych nie zostały jeszcze ostatecznie przyjęte.

Szczegółowy harmonogram retencji i sposób usuwania lub anonimizacji danych są warunkiem uruchomienia platformy z prawdziwymi danymi klientów.

W zależności od roli Property Rooms lub agencja obsłuży żądanie dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia danych albo sprzeciwu. Żądanie można rozpocząć przez adres kontaktowy poniżej.

Odpowiedź jest udzielana bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Tożsamość osoby składającej żądanie może zostać zweryfikowana w bezpieczny sposób.

Użytkownik może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Property Rooms nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie profiluje użytkowników do celów reklamowych.

Platforma stosuje kontrolę dostępu według agencji i pokoju, haszowanie haseł i tokenów, szyfrowanie sekretów MFA oraz pliki sesyjne HttpOnly.

Aktualne rodzaje danych przechowywanych w przeglądarce, ich cele i okresy opisuje oddzielna polityka cookies.

Serwer Property Rooms sprawdza wyłącznie format zapisanego adresu URL i nie łączy się ze stroną źródłową. Kliknięcie przycisku otwiera ją bezpośrednio w przeglądarce użytkownika.

Zewnętrzny portal staje się wtedy odrębnym administratorem i może otrzymać adres IP, dane przeglądarki oraz standardowe informacje o przejściu. Obowiązują jego własne warunki i polityka prywatności.

Demo działa pod oddzielnymi ścieżkami i korzysta z oddzielnej bazy danych z fikcyjnymi kontami i przykładowymi treściami. Aktywność użytkownika w demo może zostać zapisana w tej bazie.

Do demo nie wolno wprowadzać prawdziwych danych osobowych, informacji poufnych ani aktywnych spraw klientów. Okres czyszczenia danych demonstracyjnych musi zostać ustalony przed publicznym udostępnieniem.