Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

Property Rooms jest internetowym narzędziem do współpracy agencji nieruchomości i agentów indywidualnych z klientami. Usługodawcą jest Aliaksandr Karnilovich (NIP 9512513807, Polska).

Regulamin obejmuje stronę publiczną, konta, pokoje klientów, administrację platformy oraz środowisko demonstracyjne. Property Rooms nie jest portalem ogłoszeniowym, pośrednikiem nieruchomości, stroną transakcji ani dostawcą porad prawnych, podatkowych lub finansowych.

Zasady przetwarzania danych osobowych i przechowywania informacji w przeglądarce opisują oddzielne dokumenty.

Przetwarzanie danych osobowych klientów przez Property Rooms w imieniu właściciela konta podlega umowie powierzenia (DPA) zaakceptowanej przez uprawnionego właściciela konta.

Wysłanie publicznego formularza kontaktowego lub zgłoszenia okresu próbnego nie tworzy umowy o świadczenie usług Property Rooms i nie wymaga akceptacji Regulaminu. Służy wyłącznie do kontaktu i ręcznego przygotowania dostępu.

Property Rooms może zaproponować bezpłatny okres próbny na warunkach opublikowanych w aktualnym cenniku lub ofercie. Wysłanie formularza zgłoszenia okresu próbnego nie powoduje samo w sobie rozpoczęcia okresu próbnego; okres próbny rozpoczyna się z chwilą aktywacji i pierwszego skorzystania z dostępu zgodnie z obowiązującą ofertą. Jeżeli okres próbny zakończy się bez przejścia na płatną usługę, Property Rooms może ograniczyć tworzenie nowych pokoi, przywracanie zarchiwizowanych pokoi oraz dodawanie nowych uczestników lub relacji z klientami do chwili aktywacji płatnego dostępu. Nie powoduje to usunięcia istniejących pokoi, ich treści ani dostępu już zaproszonych uczestników.

Umowa o świadczenie usługi z agencją nieruchomości lub agentem indywidualnym zostaje zawarta, gdy łącznie: (a) Usługodawca włączył dostęp do konta (aktywacja konta właściciela) oraz (b) właściciel konta lub osoba uprawniona do jego reprezentowania wyraźnie zaakceptowała aktualną wersję Regulaminu. Jeżeli te zdarzenia następują w różnym czasie, umowę uznaje się za zawartą w chwili późniejszego z nich.

Zaproszony agent musi zaakceptować aktualny Regulamin przed pierwszym skorzystaniem z konta. Akceptacja Regulaminu przez agenta nie oznacza upoważnienia do przyjmowania warunków handlowych, zmiany abonamentu ani akceptowania umowy powierzenia danych (DPA) w imieniu konta, jeżeli takiego upoważnienia nie przyznaje wyraźnie jego rola w koncie.

Wysłanie zaproszenia do klienta nie tworzy żadnej umowy. Bezpłatna umowa o świadczenie usługi elektronicznej z klientem zostaje zawarta w chwili, w której zaproszony klient wyraźnie zaakceptuje aktualny Regulamin i uzyska dostęp do Property Rooms. Klient nigdy nie akceptuje umowy powierzenia danych (DPA) zawieranej między Usługodawcą a agencją albo agentem indywidualnym.

Przejście z okresu próbnego na płatną usługę nie wymaga ponownej akceptacji Regulaminu, jeżeli obowiązuje już zawarta umowa. Warunki handlowe, takie jak cena, liczba stanowisk agenta, okres rozliczeniowy i data rozpoczęcia płatnej usługi, mogą zostać uzgodnione odrębnie w formie zaakceptowanego zamówienia, oferty lub potwierdzenia elektronicznego i stają się częścią obowiązującej umowy. Nowa akceptacja Regulaminu jest wymagana wyłącznie wtedy, gdy zaczyna obowiązywać nowa wersja Regulaminu wymagająca akceptacji.

Aktualna wersja Regulaminu jest oznaczona numerem wersji i datą wejścia w życie oraz publikowana na platformie. Zmiana treści zmieniająca prawa lub obowiązki stron wymaga nowej wersji Regulaminu i ponownej akceptacji przez użytkowników, których dotyczy. Poprawki redakcyjne, tłumaczeniowe lub porządkowe, które nie zmieniają praw i obowiązków, nie wymagają nowej wersji ani ponownej akceptacji.

Nie ma publicznej rejestracji. Operator platformy zaprasza agentów, a agent tworzy lub łączy konto klienta z kontem agencji albo agenta indywidualnego oraz pokojem. Klient może współpracować z więcej niż jedną agencją lub agentem indywidualnym.

Wysłanie publicznego formularza bezpłatnego okresu próbnego nie tworzy konta ani płatnej umowy. Służy do kontaktu i ręcznego przygotowania dostępu dla agencji albo agenta indywidualnego.

Agenci logują się hasłem lub jednorazowym linkiem e-mail, klienci jednorazowym linkiem albo kodem, a administratorzy platformy hasłem i MFA. Szczegóły opisuje aktualna instrukcja użytkownika.

Użytkownik musi chronić właściwe dla jego roli dane logowania, dostęp do poczty i aktywne urządzenia oraz niezwłocznie zgłosić podejrzenie przejęcia konta.

Do korzystania z Property Rooms wymagane są:

• urządzenie z dostępem do Internetu;
• aktualna wersja współczesnej przeglądarki internetowej obsługującej HTTPS/TLS, JavaScript oraz pliki cookie;
• włączenie JavaScript i plików cookie niezbędnych do działania usługi;
• działający adres e-mail w zakresie, w jakim jest wykorzystywany do logowania, zaproszeń, kodów jednorazowych lub powiadomień.

Korzystanie z podstawowych funkcji Property Rooms nie wymaga instalowania dodatkowego oprogramowania.

Wyłączenie JavaScript, blokowanie plików cookie niezbędnych do działania usługi, korzystanie z nieaktualnej przeglądarki albo ograniczenia sieciowe mogą spowodować nieprawidłowe działanie niektórych funkcji.

Property Rooms może zawierać odnośniki do zewnętrznych serwisów, w szczególności portali z ogłoszeniami nieruchomości. Korzystanie z takich serwisów może podlegać odrębnym wymaganiom technicznym i zasadom określonym przez ich operatorów.

Property Rooms wykorzystuje dane zapisywane w przeglądarce, w szczególności pliki cookie lub równoważne mechanizmy, gdy jest to potrzebne do utrzymania sesji, uwierzytelniania, bezpieczeństwa oraz — zgodnie z ustawieniami użytkownika i obowiązującymi zasadami zgody — zapamiętania wybranych preferencji.

Property Rooms nie instaluje na urządzeniu użytkownika odrębnego oprogramowania wykonywalnego.

Korzystanie z usług świadczonych przez Internet wiąże się z typowymi zagrożeniami bezpieczeństwa, których nie można całkowicie wyeliminować.

W przypadku Property Rooms mogą one obejmować w szczególności:

• próby phishingu lub podszywania się pod Property Rooms;
• przejęcie dostępu do konta w przypadku przejęcia skrzynki e-mail, urządzenia, hasła, linku logowania lub kodu jednorazowego;
• działanie złośliwego oprogramowania, niebezpiecznych rozszerzeń przeglądarki lub oprogramowania znajdującego się na urządzeniu użytkownika;
• dostęp osoby nieuprawnionej wskutek udostępnienia danych logowania, linków lub kodów uwierzytelniających;
• ryzyko związane z otwieraniem zewnętrznych linków dodanych przez użytkowników; Property Rooms nie kontroluje bezpieczeństwa ani treści serwisów zewnętrznych;
• czasową niedostępność lub nieprawidłowe działanie wynikające z awarii Internetu, infrastruktury telekomunikacyjnej lub usług dostawców zewnętrznych.

W celu ograniczenia ryzyka użytkownik powinien w szczególności:

• upewniać się, że korzysta z domeny propertyrooms.pl;
• nie udostępniać innym osobom haseł, kodów jednorazowych ani linków logowania;
• odpowiednio zabezpieczać swoją skrzynkę e-mail i urządzenia;
• korzystać z aktualnego systemu operacyjnego i przeglądarki;
• zachować ostrożność przed otwarciem nieznanego lub podejrzanego linku zewnętrznego;
• niezwłocznie zgłaszać podejrzenie nieautoryzowanego dostępu na support@propertyrooms.pl.

Agent tworzy pokoje, dodaje uczestników i nieruchomości, dodaje oraz edytuje komentarze agenta i dane nieruchomości, wskazuje następny krok oraz zarządza statusem procesu.

Właściciel i administrator konta mogą otwierać wszystkie pokoje tego konta. Zwykły agent widzi tylko pokoje, do których został przypisany, a klient wyłącznie pokoje, do których został dodany. Zarchiwizowany pokój jest tylko do odczytu.

Jeżeli odpowiednie funkcje konta są włączone, uczestnicy mogą reagować, pisać w czacie pokoju i w dyskusji nieruchomości oraz porównywać maksymalnie trzy nieruchomości. Wiadomość dotycząca nieruchomości pojawia się również w chronologicznym czacie pokoju.

Platforma zapisuje stan przeczytania i może wysyłać uczestnikom pokoju zbiorcze wiadomości e-mail o nowych nieruchomościach, wiadomościach i komentarzach. Reakcje nie powodują wysłania wiadomości e-mail.

Agent dodaje wymagany krótki tytuł, opcjonalny adres URL, własny komentarz i opcjonalne informacje. Jeżeli podano link, Property Rooms zapisuje go, ale nie pobiera, nie kopiuje, nie osadza ani nie synchronizuje strony zewnętrznego portalu, jej zdjęć, opisów lub metadanych.

Oryginalne ogłoszenie otwiera się na stronie źródłowej w nowej karcie. Dostępność, cena i treść mogą się zmienić lub zniknąć. Korzystanie z serwisu źródłowego podlega jego własnym warunkom i polityce prywatności.

Użytkownik zachowuje prawa do własnych komentarzy, wiadomości i ręcznie wprowadzonych informacji. Udziela usługodawcy niewyłącznej licencji ograniczonej do hostowania, zabezpieczania, wyświetlania i przekazywania tych treści uprawnionym uczestnikom w celu świadczenia usługi.

Użytkownik odpowiada za zgodność, rzetelność i podstawę udostępniania wprowadzonych treści oraz danych osobowych. Należy ograniczać dane klientów do informacji potrzebnych do współpracy.

Autor może edytować własną wiadomość przez 15 minut od wysłania oraz usunąć własną wiadomość w dowolnym momencie. Usunięta wiadomość pozostaje w historii jako „Wiadomość usunięta”. Właściciel lub administrator konta może usunąć niewłaściwą treść innego uczestnika.

Agent może trwale usunąć nieruchomość; archiwizacja pokoju nie usuwa jego historii. Żądanie usunięcia konta, pokoju lub danych klienta należy zgłosić na support@propertyrooms.pl.

Zabronione jest:

• dodawanie treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich, poufność lub ochronę danych;
• dodawanie złośliwych, fałszywych, phishingowych lub wprowadzających w błąd linków;
• próby obchodzenia kontroli dostępu, uzyskiwania dostępu do innych agencji lub kont;
• automatyczne przeciążanie usługi, skanowanie zabezpieczeń bez zgody lub zakłócanie działania;
• używanie platformy do kopiowania lub systematycznego pozyskiwania treści z portali zewnętrznych;
• obchodzenie limitów żądań lub automatyczne wysyłanie nadmiernej liczby prób logowania, zgłoszeń próbnych albo operacji dodawania klientów.

Konto agencji lub agenta indywidualnego może mieć osobno wyłączone dodawanie klientów, porównanie nieruchomości, czat lub reakcje. Aktualne sposoby korzystania z funkcji opisuje instrukcja użytkownika. Dostępność funkcji nie zmienia zasad dostępu do danych.

Konto indywidualne ma jednego agenta z rolą właściciela. W agencji tylko właściciel lub administrator może przypisywać innych agentów do pokoju. Przypisany agent może zarządzać nieruchomościami i klientami w dostępnym pokoju.

Demo jest oddzielnym środowiskiem do zapoznania się z produktem. Dane demonstracyjne mogą zostać zresetowane lub usunięte bez uprzedzenia.

Usługodawca świadczy usługę z zachowaniem należytej staranności, bez gwarantowanego miesięcznego poziomu dostępności, chyba że Strony uzgodnią go odrębnie na piśmie. Planowane lub pilne prace konserwacyjne mogą czasowo ograniczyć dostępność usługi.

Procedury wdrożeniowe przewidują tworzenie kopii zapasowych przed wdrożeniami, a konfiguracja operacyjna może obejmować również harmonogram dzienny i rotację ostatnich 14 plików. Usługodawca może zmienić lub wycofać funkcję, jeżeli wymaga tego bezpieczeństwo, prawo lub rozwój produktu. Istotne zmiany warunków płatnej usługi są komunikowane właścicielowi konta z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

Środowisko demonstracyjne jest bezpłatne. Aktualne ceny i dostępne warianty są publikowane w sekcji Cennik na stronie Property Rooms.

Aplikacja nie obsługuje obecnie samodzielnego zakupu ani płatności online. Agencja lub agent indywidualny płaci za konta agentów, a klienci korzystają bezpłatnie.

Fakturowanie odbywa się miesięcznie z góry na podstawie liczby aktywnych kont agentów, a płatność następuje przelewem bankowym. Termin płatności wynosi 14 dni od daty faktury. Liczba aktywnych pokoi klientów dostępnych dla użytkownika profesjonalnego jest określona przez obowiązujący plan, zamówienie lub ofertę przedstawioną przez Property Rooms. Zarchiwizowane pokoje nie są wliczane do limitu aktywnych pokoi. Przetwarzanie danych rozliczeniowych i fakturowych, w tym rolę Fakturowni i Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), opisuje Polityka prywatności.

Umowa może zostać wypowiedziana z 30-dniowym okresem wypowiedzenia na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego, chyba że odrębna oferta stanowi inaczej.

Operator platformy może ręcznie zawiesić konto agenta w przypadku zagrożenia bezpieczeństwa, naruszenia prawa lub regulaminu. Zawieszenie odbiera dostęp; informacja o przyczynie jest przekazywana bezpośrednio, gdy jest to możliwe.

Aplikacja nie udostępnia samoobsługowego eksportu danych. Uprawniony właściciel konta może przed usunięciem danych zwrócić się przez support o ich zwrot w racjonalnie dostępnym, ustrukturyzowanym formacie.

Aplikacja nie ma samodzielnego zakończenia konta ani usuwania wszystkich danych. Operacje te są obsługiwane ręcznie z uprawnionym właścicielem konta, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i cyklu kopii bezpieczeństwa.

Usługodawca może usunąć określone treści dodane przez użytkownika lub ograniczyć do nich dostęp, jeżeli uzna je za niezgodne z prawem lub niezgodne z Regulaminem. W przypadku poważnego lub powtarzającego się naruszenia Usługodawca może również ograniczyć dostęp do części usługi (np. określonej funkcji konta agencji) albo zawiesić konto, zgodnie z rozdziałem „Zawieszenie i zakończenie dostępu”.

Zgłoszenia oraz przypadki własnej weryfikacji są rozpatrywane ręcznie przez człowieka. Property Rooms nie stosuje obecnie automatycznego systemu moderacji treści ani automatycznego podejmowania decyzji o ograniczeniach. Decyzje o zastosowaniu ograniczenia są podejmowane z zachowaniem należytej staranności, obiektywnie i proporcjonalnie do stwierdzonego naruszenia.

Jeżeli dane kontaktowe osoby, wobec której zastosowano ograniczenie, są znane, otrzymuje ona wyjaśnienie podstawy prawnej lub odpowiedniego postanowienia Regulaminu, okoliczności faktycznych oraz informację o możliwości zwrócenia się o ponowne rozpatrzenie na adres support@propertyrooms.pl. Property Rooms nie oferuje obecnie formalnego wewnętrznego systemu rozpatrywania skarg przewidzianego w art. 20 aktu o usługach cyfrowych (DSA) dla platform internetowych; ta ocena odnosi się do bieżącej konstrukcji produktu, opartego na prywatnych pokojach klientów udostępnianych z zaproszenia, a nie do trwałej kwalifikacji prawnej Property Rooms na przyszłość. Zwrócenie się o ponowne rozpatrzenie nie ogranicza prawa do skierowania sprawy do właściwego sądu lub innego dostępnego środka prawnego.

Punkt kontaktowy dla organów (art. 11 DSA): dla organów Państw Członkowskich, Komisji Europejskiej oraz Europejskiej Rady Usług Cyfrowych punktem kontaktowym jest support@propertyrooms.pl. Komunikacja może być prowadzona w języku polskim i angielskim.

Punkt kontaktowy dla użytkowników (art. 12 DSA): użytkownicy mogą kontaktować się bezpośrednio z Usługodawcą pod adresem support@propertyrooms.pl lub za pomocą formularza kontaktowego na stronie Kontakt. Kontakt jest obsługiwany przez człowieka, bez wyłącznego korzystania z automatycznych narzędzi.

Property Rooms nie sprawdza istnienia, legalności, stanu, ceny, dostępności ani poprawności zewnętrznych ogłoszeń i informacji wpisanych przez użytkowników. Decyzje dotyczące nieruchomości wymagają niezależnej weryfikacji.

Usługodawca nie odpowiada za treść, dostępność lub bezpieczeństwo zewnętrznych stron ani działania agentów, agencji i klientów. Ograniczenia odpowiedzialności nie naruszają bezwzględnie obowiązujących przepisów.

Zgłoszenia dotyczące treści, które w ocenie zgłaszającego są bezprawne, przyjmowane są przez dedykowany mechanizm zgłaszania niezgodnych z prawem treści, dostępny bez logowania.

Problemy z usługą i inne reklamacje można zgłaszać na adres kontaktowy. Zgłoszenie powinno wskazywać pokój lub link, opisywać problem i zawierać dane potrzebne do odpowiedzi.

Reklamacje będą rozpatrywane bez zbędnej zwłoki, docelowo w ciągu 14 dni. Pilne zgłoszenia bezpieczeństwa lub bezprawnych treści mogą prowadzić do tymczasowego ograniczenia dostępu podczas weryfikacji.

Do usługi stosuje się prawo polskie. Wybór prawa nie pozbawia konsumenta ochrony przyznanej przez bezwzględnie obowiązujące przepisy właściwe dla jego miejsca zamieszkania.

Aktualna wersja regulaminu jest publikowana w platformie wraz z numerem wersji i datą wejścia w życie. Istotna zmiana treści wprowadza nową wersję regulaminu i wymaga ponownej, wyraźnej akceptacji przez użytkowników, których dotyczy, zgodnie z zasadami opisanymi w rozdziale „Zawarcie umowy i akceptacja Regulaminu”; samo dalsze korzystanie z usługi nie zastępuje takiej akceptacji. Poprawki redakcyjne lub tłumaczeniowe niezmieniające praw i obowiązków wchodzą w życie z chwilą publikacji.