Политика конфиденциальности

Aliaksandr Karnilovich (NIP 9512513807, Польша) является контролёром данных, используемых для управления аккаунтами, аутентификации, безопасности платформы, администрирования и поддержки.

Агентство недвижимости или независимый риелтор определяет цели и способы обработки данных своих клиентов в комнатах. Для этих данных владелец аккаунта является контролёром, а Property Rooms действует как обработчик по документированным инструкциям в соответствии с соглашением об обработке данных (DPA).

DPA предоставляется владельцу аккаунта до начала обработки данных клиентов и описывает объём, цели, обязанности по безопасности, поддержку прав субъектов данных и уведомление о нарушениях.

Платформа может обрабатывать:

• адрес электронной почты, отображаемое имя, роль, тип и статус аккаунта;
• название аккаунта, необязательный NIP агентства и сведения о связи клиентов с аккаунтами;
• хеши паролей риелторов, хеши одноразовых ссылок и кодов входа, данные сессии и, для администраторов платформы, зашифрованные секреты MFA и хеши кодов восстановления;
• участие в комнатах, бюджет, местоположение, жилищные предпочтения и заметки;
• сообщения, реакции и действия при совместной работе;
• необязательные URL внешних объявлений, введённые вручную данные объектов и внутренние комментарии риелтора; платформа не загружает содержание исходных страниц;
• имя, электронную почту, тип аккаунта, необязательное название агентства, число риелторов и статус обработки заявки на пробный доступ;
• журналы административного аудита, состояние прочтения, статус доставки уведомлений и ограниченный набор продуктовых событий, относящихся только к риелторам и администраторам (вход, создание комнаты, приглашение клиента, добавление объекта, архивирование комнаты) с идентификаторами риелтора, аккаунта и временем, а также агрегированную, неидентифицирующую статистику активности клиентов в комнате (например, количество реакций или комментариев клиентов);
• IP-адрес, обрабатываемый в памяти около часа для защиты от злоупотреблений при входе, пробных заявках и добавлении клиентов.

Данные поступают от пользователя, от агентства или независимого риелтора, который создаёт или связывает аккаунт клиента, и из действий внутри платформы.

Ссылки на объекты и связанные сведения риелторы добавляют вручную. Property Rooms не получает данные с порталов объявлений.

Применение статьи 13 или статьи 14 GDPR к данным клиента зависит от того, были ли эти данные получены непосредственно от клиента, а не от того, обращался ли клиент ранее в Property Rooms, — см. раздел «Информирование клиентов об обработке персональных данных» ниже.

В отношении персональных данных, обрабатываемых в комнатах клиентов, владельцем аккаунта — агентством недвижимости или независимым профессионалом — как правило выступает Контролёр. Property Rooms обрабатывает такие данные от его имени как Обработчик.

Контролёр отвечает за предоставление субъектам данных информации, требуемой статьёй 13 или 14 GDPR, в зависимости от источника персональных данных и обстоятельств их получения.

В частности:

• статья 13 GDPR применяется, когда Контролёр получает персональные данные непосредственно от самого субъекта данных;
• статья 14 GDPR применяется, когда данные получены не непосредственно от субъекта данных, например от другого лица, партнёра или из другого источника.

Сам по себе факт того, что клиент ранее не пользовался Property Rooms или не взаимодействовал с сервисом, не означает, что автоматически применяется статья 14 GDPR.

Контролёр отвечает за предоставление необходимой информации в сроки, установленные соответствующими положениями GDPR.

Если Property Rooms отправляет клиенту приглашение или другое сообщение от имени Контролёра, такая обработка осуществляется на основании документированных инструкций Контролёра и не переносит на Property Rooms ответственность Контролёра за выполнение его обязанностей по информированию.

Отдельно Property Rooms предоставляет собственную Политику конфиденциальности в отношении обработки данных, при которой Property Rooms выступает самостоятельным Контролёром, например в целях безопасности платформы, администрирования собственных сервисов или обработки отдельных технических данных.

Данные аккаунта и использования услуги обрабатываются для заключения и исполнения договора. Безопасность, предотвращение злоупотреблений, аудит и поддержка могут основываться на законном интересе после необходимой оценки.

Данные заявки на пробный доступ используются для связи, ручной проверки администратором платформы, подготовки доступа и взаимодействия до заключения договора.

Property Rooms обрабатывает данные комнат клиентов от имени агентства или независимого риелтора. Владелец аккаунта отвечает за выбор своего правового основания и информирование клиента.

Property Rooms ведёт ограниченную собственную (first-party) продуктовую аналитику только для риелторов и администраторов, но не для клиентов, на основании законного интереса в улучшении продукта — см. раздел 9 о праве на возражение по статье 21 GDPR. Необработанные аналитические события хранятся 90 дней, а получаемые из них долгосрочные метрики агрегируются и хранятся до 24 месяцев. Содержимое комнат клиентов и предпочтения клиентов по объектам не используются для собственной продуктовой аналитики Property Rooms, и Property Rooms не ведёт отдельную, идентифицируемую историю аналитики поведения клиентов. Данные об активности в комнате (например, состояние прочтения) используются в операционных целях для отметок о непрочитанном и групповых почтовых уведомлений.

Данные аутентификации и административные журналы обеспечивают вход, приглашения, защиту аккаунтов, управление платформой и контроль привилегированных действий.

Согласие не используется как универсальное основание там, где обработка действительно необходима для договора или безопасности.

Данные комнаты доступны назначенным риелторам и клиентам этой комнаты, а также владельцам и администраторам соответствующего аккаунта. Уполномоченные администраторы платформы обрабатывают пробные заявки, аккаунты, риелторов, журналы аудита и агрегированные продуктовые отчёты, но не открывают комнаты клиентов.

К субобработчикам относятся OVH, обеспечивающий хостинг приложения, базы данных и инфраструктуры, и Brevo (Sendinblue), обслуживающий транзакционную почту и почтовые ящики @propertyrooms.pl.

Уведомления об активности адресуются другим участникам соответствующей комнаты и передаются через настроенного поставщика транзакционной почты. Реакции не отправляются по электронной почте.

Инфраструктура приложения и базы данных размещена у OVH в Европейском союзе. Места обработки данных Brevo (Sendinblue) и возможные международные передачи регулируются DPA и договорённостями с субобработчиками, применимыми к аккаунту Property Rooms в Brevo.

Любая передача за пределы ЕЭЗ должна соответствовать главе V GDPR. Подтверждённый механизм передачи будет задокументирован и предоставлен по запросу на privacy@propertyrooms.pl.

Одноразовая ссылка или код входа действует 15 минут, приглашение риелтора или администратора — 48 часов, проверка MFA — 5 минут, а веб-сессия — 12 часов.

Данные аккаунта, комнат и совместной работы хранятся в течение срока использования услуги и до 30 дней после прекращения договора, если закон или безопасность не требуют более длительного хранения. Процедуры развёртывания предусматривают резервное копирование перед развёртываниями, а операционная конфигурация может включать ежедневное расписание и ротацию последних 14 файлов.

Данные заявки на пробный доступ хранятся до 12 месяцев с момента контакта или до активации аккаунта. Журналы безопасности и аудита — до 24 месяцев.

Необработанные продуктовые аналитические события риелторов и администраторов (см. раздел 5) хранятся 90 дней, после чего удаляются; получаемые из них агрегированные месячные метрики хранятся до 24 месяцев.

Запрос на удаление можно отправить на privacy@propertyrooms.pl; его исполнение зависит от ролей Property Rooms и владельца аккаунта и от правовых обязанностей.

В зависимости от роли в обработке Property Rooms или владелец аккаунта рассматривает запросы на доступ, исправление, удаление, ограничение, переносимость или возражение. Запрос можно начать по адресу ниже.

В приложении нет самостоятельного удаления аккаунта или полного экспорта. Запросы обрабатываются вручную по согласованной процедуре и могут требовать участия соответствующего агентства или независимого риелтора.

Ответ предоставляется без необоснованной задержки, как правило в течение месяца. Личность заявителя может быть проверена безопасным способом.

Пользователь может подать жалобу Председателю польского Управления по защите персональных данных.

Property Rooms не принимает исключительно автоматические решения с юридическими последствиями и не профилирует пользователей для рекламы. Внутренняя продуктовая статистика не используется для рекламы или межсайтового отслеживания.

Property Rooms не использует сторонние инструменты аналитики или рекламы — продуктовая аналитика, описанная в разделе 5, полностью собственная (first-party) и работает на стороне сервера.

Платформа применяет контроль доступа по аккаунтам и комнатам, хеширование паролей риелторов и одноразовых токенов, а для администраторов платформы — MFA с зашифрованным секретом и хешированными кодами восстановления. Сессии используют файлы cookie HttpOnly.

Актуальные категории, цели и сроки хранения данных в браузере описаны в отдельной политике использования файлов cookie.

Сервер Property Rooms проверяет только формат сохранённого URL и не подключается к исходной странице. Кнопка открывает её напрямую в браузере пользователя.

Открытие объекта или внешней ссылки не записывается как идентифицируемое событие, привязанное к конкретному клиенту. Использование инструмента сравнения отражается только в агрегированном, неидентифицирующем счётчике использования. Ни одно из этих действий не приводит к загрузке содержимого внешней страницы Property Rooms.

После этого внешний портал действует как отдельный контролёр и может получить IP-адрес, данные браузера и стандартные сведения о переходе. Применяются его условия и политика конфиденциальности.

Демо использует отдельные URL-пути, серверную часть, базу данных и сессионные файлы cookie с вымышленными аккаунтами и примерами.

Демосреда предназначена только для ознакомления с продуктом. Демоданные могут быть сброшены без предупреждения.

При наличии платной подписки Property Rooms выставляет счета профессиональным клиентам — агентствам недвижимости и независимым риелторам — за платную часть сервиса (рабочие места риелторов). Обработка данных, связанных с расчётами и счетами, отдельна от обработки Данных комнат клиентов, описанной в других разделах настоящей Политики и в DPA; статус владельца аккаунта как Контролёра Данных комнат клиентов не зависит от порядка расчётов.

Property Rooms обрабатывает данные расчётов для выставления и ведения счетов, администрирования и сверки платежей, исполнения договора об абонентском обслуживании, а также для соблюдения налоговых и бухгалтерских обязанностей, включая обязанности, связанные с Национальной системой электронных счетов (KSeF), если это применимо. Обработка, необходимая для исполнения или администрирования коммерческого договора, осуществляется на основании статьи 6(1)(b) GDPR. Обработка, необходимая для соблюдения установленных законом налоговых, счётных и бухгалтерских обязанностей, осуществляется на основании статьи 6(1)(c) GDPR. При необходимости Property Rooms может также обрабатывать данные расчётов для установления, реализации или защиты требований, связанных с неоплаченными счетами, на основании законного интереса по статье 6(1)(f) GDPR.

Физическое лицо, приобретающее Property Rooms для профессиональной или предпринимательской цели, например как независимый риелтор, не считается потребителем лишь потому, что покупателем является физическое лицо. Обязательное выставление счетов через KSeF не применяется к потребительским счетам (B2C), которые могут выставляться вне KSeF в соответствии с применимыми правилами.

• наименование компании или клиента, а также имя и фамилия, если это применимо;
• адрес для счёта;
• НИП или иной налоговый идентификатор, если это применимо;
• адрес электронной почты для расчётов или связи;
• идентификаторы и даты счетов;
• информация об абонементе и количестве рабочих мест риелторов, необходимая для выставления счёта;
• суммы по счетам;
• статус оплаты;
• информация о банковском переводе, необходимая для идентификации и сверки платежа;
• идентификаторы KSeF, статус передачи счёта и связанные метаданные счёта, если это применимо.

Данные расчётов передаются следующим получателям: Fakturownia — программное обеспечение для выставления счетов и расчётов, которое обрабатывает данные счетов от имени Property Rooms в качестве обработчика и обеспечивает передачу счетов в KSeF, если эта функция включена; Руководитель Национальной налоговой администрации (Szef Krajowej Administracji Skarbowej) / KSeF — как независимый контролёр и государственный орган в отношении данных, передаваемых в KSeF, если передача счёта в KSeF требуется или выбрана в соответствии с применимым налоговым законодательством; а также банки и платёжные учреждения, участвующие в банковском переводе, — как независимые контролёры в отношении обработки платежей и банковских переводов, действующие на основании собственных правовых обязанностей. В настоящее время никакая внешняя бухгалтерская организация не имеет доступа к данным расчётов Property Rooms. В той мере, в какой выставление счетов осуществляется через Fakturownia, администрированием расчётов и счетов занимается владелец Property Rooms совместно с Fakturownia.

Документация по расчётам, счетам и платежам хранится в течение сроков, установленных применимым налоговым и бухгалтерским законодательством, а при необходимости — также в течение срока, необходимого для установления, реализации или защиты требований, связанных с расчётами. Счета, переданные в KSeF, дополнительно хранятся в KSeF в соответствии с установленным законом режимом хранения этой системы. Property Rooms не применяет более короткий срок удаления данных расчётов, чем требует применимое налоговое законодательство.

Property Rooms предоставляет механизм для сообщений о контенте, который заявитель считает незаконным, в соответствии со статьёй 16 Закона о цифровых услугах (DSA). При обработке таких обращений Property Rooms выступает как независимый Контролёр; обращения не являются Данными комнат клиентов и не обрабатываются от имени владельца аккаунта.

В связи с обращением мы обрабатываем: идентификационные и контактные данные заявителя (имя, адрес электронной почты), содержание и расположение заявленного контента, пояснение причин обращения, а также историю обработки обращения, включая принятое решение и его обоснование.

Мы обрабатываем эти данные для соблюдения обязательств по DSA, для обработки обращения и, при необходимости, для установления, реализации или защиты требований, связанных с обращением. Правовым основанием является правовое обязательство (статья 6(1)(c) GDPR в связи с DSA), а в отношении установления, реализации или защиты требований — законный интерес (статья 6(1)(f) GDPR).

Мы храним данные обращения так долго, как это необходимо для ведения документации, требуемой DSA, и для защиты от связанных с этим требований; этот срок периодически пересматривается.

Если Property Rooms удаляет контент, отключает доступ к нему либо ограничивает часть сервиса или аккаунт из-за незаконного контента или нарушения Условий использования, мы обрабатываем ограниченный набор данных, необходимый для документирования этого действия и подготовки заявления с изложением причин, требуемого статьёй 17 DSA. При такой обработке Property Rooms выступает как независимый Контролёр; эти данные не являются Данными комнат клиентов и не обрабатываются от имени владельца аккаунта.

Мы обрабатываем, в частности: данные лица, к которому применено ограничение (идентификатор аккаунта и, если применимо, адрес электронной почты, использованный для уведомления), тип и объём применённого ограничения, его основание (незаконный контент или нарушение Условий использования), связанное обращение в рамках механизма, описанного в разделе 15, если такое существует, а также административную историю действия, включая любую просьбу о повторном рассмотрении и её результат. Мы не раскрываем личность заявителя лицу, к которому применено ограничение, кроме случаев, когда это строго необходимо.

Правовым основанием обработки является правовое обязательство по DSA (статья 6(1)(c) GDPR) в части подготовки и направления заявления с изложением причин, а также законный интерес (статья 6(1)(f) GDPR) в части поддержания безопасности платформы и защиты от требований, связанных с применённым ограничением.

Мы храним эти данные так долго, как это необходимо для документирования применённого ограничения и защиты от связанных с ним требований; этот срок периодически пересматривается.